Alles over de smartphone van de zaak voor werknemers

Alles over de smartphone van de zaak voor werknemers

Vroeger wilde de Belastingdienst alles weten wanneer een medewerker een telefoon van de zaak kreeg. Tegenwoordig maakt het de diens echt niet meer uit of je dagelijks met je moeder belt of puur en alleen zakenrelaties. De smartphone van de zaak dient echter wel noodzakelijk te zijn voor de uitvoering van je werk.

De fiscale regels voor de telefoon van de zaak zijn sinds 2015 eenvoudiger en transparanter geworden. Vroeger moest je aantonen dat het apparaat minstens voor 10% zakelijk werd gebruikt. Tegenwoordig maalt de Belastingdienst daar niet meer om. De iPhone 7 moet echter wel noodzakelijk zijn in het kader van de functie van de desbetreffende werknemer. Het kan dan ook best aantrekkelijk zijn om een medewerker een telefoon van de zaak te geven. Voor de medewerker is het een fijne secundaire arbeidsvoorwaarde en vanuit de baas natuurlijk een token van waardering. In markten waar personeel schaars is, kan een smartphone zelfs het extra zetje zijn voor sollicitanten om voor de onderneming te kiezen.

Wat zijn de fiscale regels nu?

Sinds 2015 maakte onze Nederlandse Belastingdienst geen onderscheid meer tussen zakelijk en privé gebruik. Na de invoering van de werkkostenregeling is de smartphone van de zaak in principe niet meer belast. Zowel de telefoon als het sim only abonnement en de kosten voor gebruik zijn niet meer belast. De Belastingdienst maakt nu gebruik van het zo genoemde noodzakelijkheidscriterium.

Het noodzakelijkheidscriterium

De telefoon van de zaak valt onder de ‘Gerichte Vrijstellingen’. Hiermee wordt bedoelt dat een werkgever deze vergoedingen mag geven zonder dat die ten koste gaat van de vrije ruimte (1,2% van het fiscale loon). In het handboek loonheffing 2017 staat uitgelegd in welke situatie de smartphone valt onder de gerichte vrijstellingen.

Een werkgever mag namelijk zonder gevolgen een smartphone ter gebruik aan de werknemer geven als dat voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Wanneer voldoe je aan het noodzakelijkheidscriterium? Ten eerste eist de Belastingdienst dat de smartphone ( volgens een redelijk oordeel ) noodzakelijk is voor de uitvoering van het werk binnen de dienstbetrekking. De belastingdienst verlangt daarnaast dat de werkgever alle kosten op zich neemt, voor de telefoon en het abonnement. Als werkgever kun je wel een maximaal bedrag afspreken voor de telefoon. Mocht een werknemer een duur toestel willen, dan kan het personeelslid een bijdrage aan de werkgever betalen om het verschil te overbruggen. Als laatste eis om te voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium verlangt de Belastingdienst, dat de telefoon eigendom blijft van de werkgever. Na dienstverband of wanneer de telefoon niet meer nodig is moet het apparaat worden teruggegeven of het verschil terugbetaald.

Mocht de Belastingdienst twijfelen aan de noodzaak, dan is het aan de dienst zelf om te bewijzen dat de telefoon dus niet aan de criteria voldoet.

Apparatuur en het noodzakelijkheidscriterium

De Belastingdienst hanteert het noodzakelijkheidscriterium niet alleen voor smartphones. Werkgevers kunnen namelijk ook andere apparatuur aan de werknemer ‘uitlenen’ als dat noodzakelijk is voor hun werk. Apparaten zoals laptops, tablets, desktop computers en zelfs gereedschappen vallen onder dezelfde regeling. Je mag als werkgever dus een medewerker uitrusten met meerdere apparaten, zonder dat daar fiscale gevolgen aan kleven. De apparaten blijven uiteraard wel eigendom van de werkgever en ook de kosten worden volledig door de werkgever betaald.

Ter illustratie

Stel een bedrijf heeft een medewerker buitendienst die afhankelijks is van een mobiele telefoon en laptop voor de verkoopactiviteiten. Beide apparaten mag de ondernemer zonder fiscale gevolgen voor de werknemer aanschaffen. Dat de werknemer vervolgens vooral Facebook checkt en met vrienden belt is voor de Belastingdienst niet van belang. Die kijkt alleen of de apparaten noodzakelijk zijn, de kosten voor de ondernemers zijn en dat de apparaten niet zonder rest betaling bij de medewerker blijven. Mocht de Belastingdienst twijfelen, dan is het aan de dienst zelf om te bewijzen dat er geen sprake is van noodzakelijkheid.

Tips en aandachtspunten telefoon van de zaak

Voordat je als werkgever alle medewerkers met een smartphone uitrust zijn er nog wel een paar aandachtspuntjes.

Telefoonovereenkomst / gebruiksovereenkomst

Een smartphone van de zaak geven aan een medewerker oogt zeer onschuldig en natuurlijk is dat vaak ook. Toch moet je als werkgever uitkijken en een telefoonovereenkomst afsluiten met de werknemer. Daarin worden de belangrijkste afspraken vastgelegd zodat alles voor beide partijen helder is. Denk daarbij aan afspraken over het gebruik, de onderhoud en natuurlijk de teruggave of afkoop van de telefoon. Het is echt aan te raden om duidelijke afspraken te maken over het gebruik van internetbundels en vooral in het buitenland. Sinds 15 juni 2017 worden de kosten in de EU vanuit de bundel berekend. Toch kunnen de kosten hoog oplopen. Spreek ook duidelijk af wat er bijvoorbeeld gebeurt bij langdurige ziekte. Het is daarnaast heel belangrijk om de functie te vermelden. De telefoon is namelijk noodzakelijk voor de medewerker.

Toestel is en blijft van het bedrijf

Een van de eisen binnen het noodzakelijkheidscriterium is dat de telefoon van de zaak blijft. Zorg er daarom ook altijd voor dat de factuur op naam van het bedrijf staat. Ten eerste is dat natuurlijk nodig in verband met de omzetbelasting terugvragen en om de telefoon als kostenpost te kunnen opgeven. Aan de andere kant is het ook een eis van de Belastingdienst dat de telefoon eigendom is en blijft van de werkgever.

Stel een maximaal bedrag met bijdrage

Zakelijke kosten gaan van de omzet af en daardoor voelt de ondernemer ze minder. Bij apparaten mag de ondernemer het bedrag vaak niet in één keer afschrijven, maar in 3 a 5 jaar. De kosten tellen dus relatief zwaar mee in het eerste jaar. Apparaten die minder dan 450 exclusief BTW kosten kan de ondernemer wel in één keer afschrijven. Het is in dit geval ook slim om een maximale prijs voor een telefoon vast te stellen van bijvoorbeeld maximaal 450 euro. Binnen deze prijsklasse vind je voortreffelijke nieuwe smartphones uit het midden segment zoals de HTC U Play en Motorola Moto Z2 Play of vlaggenschepen van een jaar oud zoals de HTC 10 en de Samsung Galaxy S7.

Bekijk het laatste nieuws in de categorie Algemeen:
Jasper van Wezel
Over de auteur: Jasper van Wezel

Tech Blogger uit het Brabantse Milheeze. Met een achtergrond in economie en psychologie, maar schrijft tegenwoordig met veel passie over alles dat smartphone gerelateerd is. Expert op het gebied van in Azië uitgebrachte smartphones. Vertaalt technische droge informatie naar klantvriendelijke en leesbare nieuwsitems. Ook gek op roeien, en vader in spé.

Neem gerust contact op:      jasper@telefoonabonnement.nl of  0318 - 30 97 26

Meepraten? Geef hieronder je reactie

Op zoek naar een nieuwe telefoon? Wij helpen je graag op weg
nieuwste smartphones
Nieuwste smartphones
populairste smartphones
Populairste smartphones
beste smartphones
Beste smartphones